MailStore Server für rechtssichere Archivierung

Die Softwarelösung für die rechtssichere Archivierung von E-Mails für kleine und mittelständische Unternehmen, die nach den Anforderungen der GoBD sichern möchten/müssen.

MailStore Server

Die führende Lösung zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen.

MailStore Server ist eine Softwarelösung für die rechtssichere Archivierung von E-Mails. Die Funktionalität der Software richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre E-Mails nach den Anforderungen der GoBD sichern möchten. Das Produkt ist Made in Germany und erfüllt alle hierzulande maßgebenden Richtlinien und Anforderungen für die Langzeitarchivierung von E-Mails.

E-Mail-Sicherung rechtssicher gestalten

MailStore Server legt alle innerhalb eines Unternehmens empfangenen E-Mails zentral in einem großen Archiv ab und speichert diese bei Bedarf auf eigenen Servern. Durch die Komprimierung der empfangenen Inhalte senkt sich der Speicherbedarf um bis zu 70 %. Dies hilft Unternehmen dabei, Kosten für die Bereitstellung von Speicherplatz zu sparen. Gleichzeitig findet eine Entlastung der regulären E-Mail-Server statt. Anstelle der Anschaffung neuer Hardware ist somit die Anwendung einer Software eine Lösung, um zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Durch die 1:1-Kopien von E-Mails reduziert sich das Risiko eines Datenverlusts erheblich. Die Suche innerhalb der Archive bleibt nach wie vor möglich, sodass ältere Nachrichten und auch Dateianhänge nicht verlorengehen. Sowohl Sicherheit als auch Verfügbarkeit werden erhöht. E-Mails bleiben durch eine ordnungsgemäße Nutzung der Software über viele Jahre hinweg sicher abgelegt und vom Zugriff von außen geschützt. Dies erfüllt auch die Richtlinien der GoBD, sodass selbst kleine Unternehmen von vornherein rechtssicher agieren.

Performance
93,7%
Stabilität
97,5%
Wartungsaufwand
95,2%
Einrichtungsaufwand
94,2%

MailStore Kundenumfrage 2016 (D-A-CH) „Wie zufrieden sind Sie mit…“

Unterstützung relevanter E-Mail-Systeme

Im Auslieferungszustand ist MailStore Server mit zahlreichen populären E-Mail-Systemen und auch kleineren Apps kompatibel. Dazu zählen Produkte wie Microsoft Office 365 sowie E-Mails, die über Exchange Server von Version 2003 bis 2016 im Unternehmen ausgetauscht werden. Eigenkonfigurierte Lösungen, die auf POP3 oder IMAP basieren, zählen zu den unterstützen Programmen. Online-Clients wie Google Mail sowie klassische E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook unterstützt der Server ebenfalls. Praktisch alle in Unternehmen verbreiteten E-Mail-Systeme können nahtlos in diese Software eingefügt werden.

Microsoft Exchange & Office 365

Kerio Connect Mailserver

IMAP/POP-Server

Div. E-Mail Programme

Für die Mitarbeiter des Unternehmens verändert sich nichts. Die Archivierung geschieht vollständig automatisiert. Jegliche administrativen Aufgaben lassen sich direkt am Server verändern. Durch die schnellere Suche innerhalb von E-Mail-Archiven sowie den reduzierten Speicherplatz finden Mitarbeiter schneller das, was wirklich wichtig ist, und nutzen freiliegende Ressourcen besser. Inzwischen setzen mehr als 35.000 Unternehmen auf diese Lösung, um E-Mails langfristig zu archivieren und dies im Einklang mit der deutschen Gesetzgebung zu erledigen. Eine kostenlose Testversion stellt die Kompatibilität mit den eigenen Systemen sicher.

Nur rechtssicher ist wirksam

In ihrer aktuellen Version unterstützt die Lösung den neuesten Entwurf der GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) vom November 2014. Unternehmen, die sich nicht daranhalten, agieren nicht rechtssicher und setzen sich damit juristischen Gefahren aus. Durch ein umfassendes Technologiekonzept stellt MailStore Server sicher, dass kleine und mittelständische Unternehmen in rechtlich einwandfreien Gewässern navigieren:

  • Die vollständige Archivierung aller E-Mails ist eine Kernfunktion der Software. Administratoren konfigurieren die Software auf Wunsch so, dass die Sicherung bereits vor dem Eingang im Posteingang von Mitarbeitern zentral stattfindet.
  • Es handelt sich bei jeder E-Mail um eine perfekte Kopie, die in jeder Hinsicht mit der empfangenen Variante übereinstimmt. Somit findet kein Informationsverlust in irgendeiner Form statt, was eine der Voraussetzungen der GoBD ist.
  • Jede Sicherung wird durch eine interne, starke AES256-Verschlüsselung gegen Manipulationen geschützt. SHA-Hashwerte ermöglichen außerdem die Überprüfung jeder abgelegten E-Mail, sodass spätere Manipulationen erkannt werden können.
  • Die Software unterstützt die Definition von Aufbewahrungsfristen, sodass diese im Einklang mit der GoBD gesetzt werden kann. Für einzelne Mitarbeiter ist eine getrennte Verwaltung von Benutzerrechten möglich, um Missbrauch vorzubeugen.
  • Eine lückenlose Protokollierung erleichtert die Aufklärung von Unsauberkeiten. Der Administrator darf selbst festlegen, welche Ereignisse zu Protokoll gegeben werden und welche nicht, um überflüssige Daten von vornherein zu entfernen.
  • Der E-Mail-Export ist problemlos und schnell selbst aus sehr großen Archiven heraus möglich. Die so erhaltene Kopie ist mit jedem üblichen E-Mail-Client kompatibel und kann dadurch geöffnet und bearbeitet werden. Es findet kein Produktivitätsverlust statt.

Warum MailStore Server?

Hohe Stabilität

MailStore Server, derzeit in Version 10 verfügbar, hat sich über viele Jahre hinweg zu einem weltweiten Standard für E-Mail-Archivierung entwickelt. In jeder Situation absolut zuverlässig.

Hohe Markterprobung

Über 35.000 Unternehmen aller Größen und Branchen vertrauen auf MailStore Server.

Niedrige Kosten

Niedrige einmalige Anschaffungskosten, geringe Systemanforderungen und die integrierte Speichertechnologie, die keinen SQL-Server erforderlich macht, minimieren die Gesamtkosten.

Kurze Projektdauer

MailStore Server kann innerhalb kürzester Zeit installiert und verwendet werden.

Maximale Flexibilität

MailStore Server unterstützt nahezu alle gängigen E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden. Darüber hinaus können auch sehr individuelle Anwendungsszenarien über die integrierte API umgesetzt werden.

Kompromisslose Rechtssicherheit

MailStore Server ermöglicht die Erfüllung aller in DACH relevanten gesetzlichen Anforderungen und wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach IDW PS 880 zertifiziert.

Herausragender Support

Unsere Kunden werden durch ein Team hochversierter Experten beraten und unterstützt. Wir betreiben keine anonymen Call-Center und arbeiten mit extrem kurzen Reaktionszeiten.

Summary
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Software Name
MailStore Server
Operating System
Microsoft Windows
Software Category
E-Mail-Archivierung
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